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Chief Procurement Officers (CPOs) stehen vor großen Herausforderungen, wenn es darum geht, mit der sich schnell verändernden Unternehmenslandschaft Schritt zu halten. In einem Zeitalter, in dem Technologie und Big Data einflussreicher sind als je zuvor, wird es immer wichtiger, den Wandel anzunehmen und die Möglichkeiten der neuen Technologien zu nutzen.
Einfach ausgedrückt: Die alten FMCG-Beschaffungssysteme können nicht mithalten. Ineffiziente, veraltete Prozesse kosten die Unternehmen viel Geld. In der Zwischenzeit wird die Automatisierung dieser Prozesse durch "e-Procurement" und die Digitalisierung der Lieferkette zu einem völlig neuen Leistungsniveau an jedem Berührungspunkt des Beschaffungsprozesses führen. Die meisten CPOs sind inzwischen voll und ganz dabei - die jüngste globale CPO-Umfrage von Deloitte ergab, dass 76% der CPOs die digitale Transformation als oberste Priorität ansehen, gegenüber 63 % im Jahr 2019.
In diesem Artikel werden wir uns zunächst mit den Herausforderungen und Problemen befassen, mit denen herkömmliche FMCG-Beschaffungssysteme konfrontiert sind, bevor wir einen Blick darauf werfen, wie E-Procurement den gesamten Beschaffungsprozess umgestalten wird.
FMCG steht für "schnelldrehende Waren und Dienstleistungen". Der Begriff "Beschaffung" bezieht sich auf den B2B-Prozess, bei dem Unternehmen Waren und Dienstleistungen kaufen und verkaufen. Das Beschaffungsmanagement ist für jedes Unternehmen, insbesondere für FMCG-Unternehmen, von zentraler Bedeutung , da es alle wesentlichen Artikel und Dienstleistungen beschafft, die für den effizienten und optimierten Betrieb des Unternehmens erforderlich sind.
Die Beschaffung kann in drei Schlüsselbereiche unterteilt werden:
Wenn es darum geht, Risiken zu mindern, gesetzliche Vorschriften zu erfüllen und effizient auf Daten zuzugreifen, ist Transparenz in der gesamten Lieferkette entscheidend. Der Mangel an Transparenz in der Lieferkette ist jedoch eine der größten Herausforderungen für die moderne Beschaffung.
Die globale CPO-Umfrage von Deloitte ergab, dass 65% der Beschaffungsleiter nur einen begrenzten oder gar keinen Einblick in die Lieferkette ihrer Tier-1-Lieferanten haben. Abgesehen von der Auswirkung auf die Identifizierung und Abschwächung von Risiken und die Einhaltung von Vorschriften hat dieser Mangel an Transparenz in der Lieferkette auch enorme Auswirkungen auf die Anforderungen der sozialen Verantwortung von Unternehmen, da die Beschaffungsmanager über die Praktiken des Unternehmens im Unklaren gelassen werden.
Darüber hinaus behindert eine unzureichende Transparenz der Lieferkette auch die Innovation. Die gleiche Studie von Deloitte zeigt, dass leistungsstarke Unternehmen 2,5 Mal häufiger eine vollständige Transparenz der Lieferkette aufweisen als ihre weniger leistungsstarken Konkurrenten.
Eine ständige Herausforderung für CPOs ist das Versorgungsrisiko, das in der heutigen Zeit immer schwieriger in den Griff zu bekommen ist. Diese Risiken können entweder sein:
Angesichts der wachsenden Datenmengen, die verwaltet werden müssen, und der zunehmenden Komplexität externer und interner Lieferrisiken hat die herkömmliche FMCG-Beschaffung Mühe, Schritt zu halten. Das Versäumnis, Big Data und Analysen zu nutzen, um Risiken besser zu verstehen und zu mindern, kostet Unternehmen viel Geld.
Diese Datenflut und die Unfähigkeit, sie sinnvoll zu nutzen, kosten auch die alten Beschaffungssysteme, wenn es um die Ausgabenkontrolle geht. Mangelnde Kohärenz im Einkauf bedeutet, dass genaue Einkaufsbudgets eine große Herausforderung darstellen. Käufe, die außerhalb des festgelegten Beschaffungsprozesses getätigt werden - bekannt als "Dark Purchasing" oder "Rogue Spending" - tragen zu dem allgemeinen Mangel an Kontrolle und Klarheit bei. Es wird geschätzt, dass diese Art von Einkäufen in manchen Unternehmen bis zu 80 % der Gesamtausgaben ausmachen.
Wenn es darum geht, operative Agilität und eine vollständige Kontrolle über Ausgaben und Budget zu erreichen, ist der Zugang zu Echtzeitdaten über die gesamte Lieferkette hinweg unerlässlich. Dies ist etwas, das papierbasierte und tabellengestützte Beschaffungsverfahren nicht bieten können.
Daten sind heute allgegenwärtiger und wertvoller als je zuvor, und wenn es nicht gelingt, sie zu nutzen, hat dies immer größere Auswirkungen auf die Unternehmen. Herkömmliche Beschaffungssysteme haben Schwierigkeiten, mit den riesigen Datenmengen fertig zu werden, die jetzt zur Verfügung stehen, und sind nicht in der Lage, innovativ zu sein oder sogar genaue, präzise Daten für kritische Beschaffungsentscheidungen zu liefern. Ein großer Teil des Problems ist menschliches Versagen.
Es wird geschätzt, dass die typische Fehlerquote bei der Dateneingabe bei 1 % liegt. Das mag zwar nicht viel erscheinen, wenn man die schiere Menge der verwendeten Daten bedenkt, aber selbst 1 % hat erhebliche Auswirkungen. Laut einer Studie des angesehenen Forschungsunternehmens Gartner kosten ungenaue Daten die Unternehmen durchschnittlich 14 Millionen Euro pro Jahrwährend etwa 60 % der Unternehmen die jährlichen Kosten für schlechte Datenqualität nicht messen.
Ungenaue, unzuverlässige Daten führen zu schlechten Beschaffungsentscheidungen, schlechter Bestandsverwaltung, ineffizienten Arbeitsabläufen, mangelnder Flexibilität und vor allem zu enormen Auswirkungen auf das Endergebnis eines Unternehmens. Im Zeitalter der Automatisierung ist dies eine eindeutig verpasste Chance.
Die Umstellung auf einen digitalisierten e-Beschaffungsmarktplatz hat nachweislich enorme Auswirkungen auf das Endergebnis: Während eine herkömmliche Beschaffungstransaktion durchschnittlich 95 € kostet, kostet eine digitale Transaktion weniger als 19 €. Durch die vollständige Automatisierung des Prozesses werden die Arbeitskosten drastisch gesenkt und die Gesamteffizienz in der gesamten Beschaffungskette erhöht.
In der Zwischenzeit können die Unternehmen ihre Ressourcen auf andere Geschäftsbereiche verteilen und mehr Zeit und Ressourcen darauf verwenden, neue Produzenten zu gewinnen oder die Beziehungen zu bestehenden Produzenten zu festigen.
Ein gestraffter, digitalisierter Prozess bringt ein neues Maß an Effizienz und Einfachheit in die Beschaffung. Die Hin- und Her-Kommunikation zwischen Einkäufer und Lieferant entfällt, und alle Informationen sind jederzeit sichtbar und zugänglich.
Ebenso wird die manuelle Eingabe von Bestellungen und Rechnungen durch eine automatisierte E-Procurement-Lösung ersetzt, die Folgendes umfassen kann
Diese automatisierten Aktionen ermöglichen eine weitaus höhere Genauigkeit und ein wesentlich geringeres Risiko mit einer sicheren, nahtlosen Lieferkette, die einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse ermöglicht.
Die Einführung einer digitalen Lieferkette senkt nicht nur die Kosten, sondern trägt auch zu einer besseren Gesamtkontrolle der Ausgaben bei. Denn moderne E-Procurement-Systeme sind vollständig automatisiert und zeichnen jede Transaktion genau auf. Sie ermöglichen auch innovative Wege der Ausgabenregulierung, mit der Möglichkeit, spezielle Arbeitsabläufe in Übereinstimmung mit den Budgets auszulösen.
Mit automatisierten Ausgabenkontrollen können Unternehmen ihre Finanzen viel besser kontrollieren, ohne zusätzlichen Aufwand oder Kosten.
Die Möglichkeit, Daten zu sammeln und zu verstehen und sie dann zu nutzen, um Prozesse besser zu kontrollieren, ist einer der wichtigsten Vorteile eines E-Procurement-Marktplatzes. CPOs beginnen, das volle Potenzial der Implementierung einer digitalen Lieferkette zu erkennen - laut Deloitte's Global CPO Survey 2021 glauben 74,6 % der CPOs, dass die Analyse von Ausgaben und Einsparungen die wertvollste Art der Analytik ist.
Zusammen mit der Analyse der Prozessleistung, der Analyse des Beschaffungsmarktes, der Analyse des Beschaffungsrisikos und anderen Vorhersageinstrumenten bietet die elektronische Beschaffung ein Maß an Kontrolle, das früher undenkbar war. Die Analytik hilft Unternehmen dabei, ihre Strategie mit Prognosen, der Zusammenarbeit mit Lieferanten, dem Risikomanagement und dem nachgelagerten Lieferantenmanagement zu integrieren, um einen äußerst effektiven Wettbewerbsvorteil zu erzielen.
Was den Beschaffungsprozess betrifft, so bietet die elektronische Beschaffung den Unternehmen eine vollständige Kontrolle von Anfang bis Ende. Ein E-Procurement-System kann das festlegen:
Wenn Sie sich noch auf ein Altsystem verlassen, um Ihr Unternehmen voranzubringen, ist es jetzt an der Zeit, in eine digitale Lieferkette zu investieren, mit der Sie die Kontrolle über Ihre Ausgaben, Daten und Prozesse behalten und gleichzeitig wertvolle Zeit gewinnen, um sich auf andere wertvolle Aspekte Ihres Unternehmens zu konzentrieren.
Als führende Plattform für digitale Transformation verstehen wir die tiefgreifenden Auswirkungen der Digitalisierung auf den Beschaffungsprozess. Unsere SaaS-Lösung ist vollständig an Ihre Bedürfnisse anpassbar und bietet Ihnen ein tieferes Verständnis des Einkaufsverhaltens, größere Flexibilität, Kostenkontrolle in Echtzeit und einen weitaus schlankeren und kosteneffizienteren Arbeitsablauf.
Wir haben Erfahrung mit der erfolgreichen Digitalisierung von E-Procurement-Prozessen und sind bereit, Ihr Unternehmen in jeder Phase des Beschaffungsprozesses auf ein neues Leistungsniveau zu bringen.
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